Lo básico que necesitas sabes antes de trababajar con hojas de cálculo (Excel)

Las hojas de cálculo son aplicaciones que facilitan la manipulación de datos dispuestos de forma tabular. Permite el uso de operaciones y funciones sobre estos datos, ya sean numéricos o de texto y visualizarlos en gráficos asociados.

Vamos a ir explicando y ejemplificando de forma lo más genérica posible para que cualquier ejercicio pueda realizarse con cualquier herramienta, ya sea la Microsoft Office, Excel, las de Libre Office u Open Office, llamadas Calc e incluso con las hojas de cálculo de Google.

En cualquiera de ellas trabajaremos en una enorme tabla que se expande hacia la derecha y hacia abajo casi tanto como queramos. A los datos dispuestos en horizontal los llamaremos filas y a los dispuestos en vertical los llamaremos columnas.

Las filas se simbolizan mediante un número, que encontramos en el margen izquierdo y las columnas se simbolizan mediante letras que encontraremos en el margen superior del entorno de trabajo.

La intersección entre una fila y una columna es una celda se simboliza mediante la letra de la columna seguido del número de fila, por ejemplo, A1 sería la primera celda, situada en la fila 1, columna A.

El entorno de trabajo en Excel

Veamos el entorno de trabajo en Microsoft Office Word 2016:

Entorno de trabajo Excel 2016

Entorno de trabajo Excel 2016

  1. Nombre del documento.

Este es el nombre del archivo y también del documento con el que estamos trabajando. Por defecto, cuando creamos un nuevo documento, este adquiere un nombre genérico que en el caso de Excel es Libro1. Pero, ¡cuidado! Este documento aún no ha sido guardado, por ello tienen aún este nombre genérico.

Por el momento es un archivo temporal dentro de nuestro equipo y se está almacenando en una carpeta temporal de difícil acceso y que como su nombre indica, se eliminará al cabo del tiempo mediante tareas de mantenimiento del sistema para ahorrar memoria.

Para asegurarnos de que tenemos bajo control el archivo con el que estamos trabajando es necesario guardarlo primero.

Al guardarlo no sólo escogeremos la ruta en la que se almacena el archivo dentro del disco, sino que además le pondremos un nombre adecuado y descriptivo que nos permita localizarlo después.

Utilizar nombres de archivo descriptivos es fundamental para mantener una gestión documental adecuada. Piensa que hoy día utilizamos buscadores no sólo en Internet, sino también dentro de nuestros equipos. Si utilizamos nombres de archivo adecuados será más fácil encontrarlos en el futuro.

Esta funcionalidad es común en cualquiera de las aplicaciones alternativas a MS Office.

  1. Nombre de usuario.

Esta funcionalidad es común en todas aquellas aplicaciones ofimáticas que están en la nube o que tienen la posibilidad de hacerlo.

Google Docs sería una dentro de las que estamos estudiando y en este caso, MS Office Excel en su versión 2016 también. Concretamente, el usuario que se está utilizando en el momento de la captura es Diego C Martín.

Se trata de una cuenta de usuario que está además dada de alta en la aplicación ofimática en la nube de Microsoft, Office 365. De esta forma los documentos que dan accesibles también desde cualquier ubicación y desde cualquier navegador en la versión online. Además, mediante Microsoft One Drive, estas se sincronizan automáticamente en los diferentes dispositivos que deseemos.

Además, podemos ver al lado un botón para compartir. Esto nos permite dar acceso a otros usuarios al documento. También podemos especificar permisos diversos a estos usuarios, de forma que sólo puedan visualizar o además comento o editar.

Esta funcionalidad no la encontramos en Libre Office u Open Office aún.

  1. Pestañas de funciones.

En ellas se distribuyen todas las funcionalidades que podemos emplear en nuestros documentos y se encuentran agrupadas por característica, acción o aplicación a la que hacen referencia. Así, por ejemplo, en la pestaña insertar encontraremos todos aquellos elementos que podemos insertar en nuestro documento, como imágenes, gráficos o formas.

En este caso también vemos uno que hace referencia a las funcionalidades de una aplicación que se ha instalado en el sistema y que se conecta con Office mediante una extensión. Se trata de Foxit Reader PDF. Con ella podremos generar versiones PDF de nuestros documentos de forma rápida.

En ocasiones también puede que aparezcan nuevas estañas en esta área en función del elemento que tengamos seleccionado. De esta forma podremos alterar por ejemplo el diseño de una forma o gráfico sin tener que acceder a sus propiedades en el menú de contexto (clic derecho sobre el elemento), como estábamos limitados en versiones anteriores.

Todas estas funcionalidades no son nuevas y son comunes en cualquier aplicación, pero sí que es cierto que Microsoft nos lo muestra de forma mucho más sencilla e intuitiva en esta cinta de opciones visual que encontramos en cada uno de los apartados.

Finalmente aparece un cuadro de búsqueda con una bombilla que pregunta “¿Qué desea hacer?” Esta funcionalidad es también nueva y muy interesante. Básicamente podemos buscar cualquier cosa que deseemos hacer y la aplicación nos lo dirá.

  1. Cinta de opciones.

La cinta de opciones son los elementos visuales que encontramos dentro de las pestañas. Con el uso iremos aprendiendo donde están cada uno de los elementos, que en esta ocasión están distribuidos de una forma mucho más cómoda que como en las aplicaciones clásicas. En este sentido, MS Office ha sabido diferenciarse en sus últimas versiones.

Esta distribución y elementos visuales no la encontramos por el momento en otras aplicaciones ofimáticas.

  1. Área de trabajo.

Es la zona central en la que se encuentran las celdas y en la que introduciremos nuestros datos, fórmulas y cualquier otro elemento. Se puede usar cualquiera, pero normalmente es más cómodo utilizar las primeras para no tener que desplazarnos.

  1. Nombre de celda o rango.

En la captura de pantalla está seleccionada la celda B2. Cuando tenemos seleccionada una celda o rango, su nombre aparece en el cuadro en el que ahora podemos leer “Micelda”. Normalmente aparecería el nombre de la celda, B2, pero lo podemos personalizar simplemente haciendo clic en el cuadro.

Un rango es un conjunto de celdas contiguas al cual identificamos mediante la celda inicial, dos puntos, y la celda final. Por ejemplo, el rango comprendido entre las celdas A1 y B2 se identificaría A1:B2 y comprendería un conjunto de 4 celdas:

Rango de celdas B3:C4 en hoja de cálculo

Rango de celdas B3:C4 en hoja de cálculo

Este rango podríamos renombrarlo del mismo modo que hemos hecho anteriormente con la celda. En el ejemplo, Rango, que corresponde con el rango B3:C4.

  1. Barra de fórmulas.

Mediante la barra de fórmulas podemos agregar funciones y operaciones, que veremos de forma detallada en apartados sucesivos.

  1. Barra de desplazamiento horizontal.

Nos permite desplazarnos de forma horizontal a lo ancho del entorno de trabajo. Hacemos clic encima y arrastramos hacia los lados hasta alcanzar la zona deseada. En la parte derecha encontramos la barra de desplazamiento vertical, que nos permite desplazarnos hacia arriba y hacia abajo de la misma forma que con la anterior.

  1. Vistas y zoom.

Estos pequeños botones nos permiten intercambiar los modos de visualización del documento. Entre ellos encontramos el modo normal, el modo diseño de página, que nos permite ver los márgenes del documento, simulando al papel y dependiendo de la configuración establecida. Por defecto Din A4. Y el modo vista de salto de página, en el que podemos ver únicamente las zonas que se van a imprimir.

A continuación, en la esquina inferior derecha, encontramos la barra de zoom, con la que aumentamos o reducimos el tamaño del área de trabajo para poder visualizar mejor los textos y celdas o por el contrario para poder ver una mayor superficie de trabajo.

  1. Hojas de trabajo.

En la parte inferior encontramos las hojas de trabajo. Cada documento que generamos con una herramienta de hojas de cálculo cualquiera lo llamamos libro, y un libro consta del número de hojas que queramos. En cada una de las hojas encontramos un área de trabajo completamente nueva y vacía. Podemos visualizar cualquiera de ellas simplemente haciendo clic encima. Además, podemos cambiares el nombre, eliminarlas, duplicarlas u ordenarlas.