Gestión de archivos

La información que generamos los usuarios en las aplicaciones que usamos se debe almacenar en los discos duros o en dispositivos de almacenamiento externo como CDs o Pendrives para que no se pierda. Normalmente esto de hace en forma de archivos. Estos archivos los van a generar cada una de estas aplicaciones en un formato o tipo de archivo específico. Para ello, cada sistema operativo utiliza una forma de hacerlo. En el caso de Windows, se usan las extensiones de archivo.

Las extensiones de archivo normalmente están compuestas por tres o cuatro letras que vienen separadas del nombre que los usuarios ponemos a nuestro archivo mediante un punto. Por ejemplo, en el caso de un archivo de texto creado con MS Office Word, la extensión del archivo es docx, de tal forma que, si un archivo se llamara por ejemplo “calendario”, el nombre de archivo resultante sería “calendario.docx”.

Es posible que tu sistema no muestre por defecto las extensiones de archivo, pero podemos cambiarlo fácilmente.

Visualizar las extensiones de archivo en Windows

Dirígete a las opciones de carpeta dentro del navegador de archivos de Windows y cambia a la pestaña Ver. Desplázate abajo del todo y allí desactiva la casilla Ocultar las extensiones de archivo para tipos de archivo conocidos.

Mostrar extensiones de archivo en Windows

Una vez puedes visualizar las extensiones de archivo, también puedes modificarlas. Ten cuidado con esto porque si eliminas la extensión de un archivo, Windows no va a saber con qué aplicación debe abrir ese archivo.

Pruébalo con un archivo de prueba, volviendo después a poner correctamente la extensión.

Directorio o carpetas

Los directorios o carpetas son elementos meramente organizativos que nos sirven para meter archivos u otras carpetas en ellos. Podemos hacer una analogía con las carpetas físicas que usamos para organizar los documentos o los apuntes de clase.

Es muy recomendable utilizar una estructura de directorios adecuada y bien organizada que se adapte a las necesidades de tipo y cantidad de archivos que utilizamos para poder encontrar la información de forma fácil y rápida en nuestros equipos.

Operaciones con archivos y directorios

En general, cualquier archivo o carpeta lo podemos crear, abrir, mover, copiar, eliminar o restaurar a nuestra conveniencia con el fin de mantener esa estructura adecuada que hemos descrito en el apartado anterior. Veamos cada una de ellas en detalle:

Crear archivos

Para crear un archivo una opción es abrir primero la aplicación que gestiona ese tipo de archivo y utilizar el menú Archivo –> Nuevo. También, en la mayoría de los sistemas operativos de escritorio, si hacemos clic derecho con el ratón en una carpeta, vamos a ver un cuadro de diálogo con una opción llamada Nuevo, desde la que generalmente podemos crear directamente archivos de diversos tipos o carpetas. Adicionalmente, y en casi la mayoría de aplicaciones, con la combinación de teclas Ctrl+N crearemos un nuevo documento.

Abrir archivos: En la mayoría de sistemas operativos de escritorio hacemos doble clic sobre un archivo o carpeta para abrirlo. También podemos usar el menú Archivo à Abrir dentro de una aplicación o utilizar la combinación de teclas Ctrl+O. Como ya hemos comentado, el sistema intentará abrir un archivo con la aplicación que tenga asignada como predefinida para ese tipo de archivo, de tal forma que si disponemos de más de una aplicación para abrir un tipo de archivo como pudiera ser MS Office Word y Libre Office Word para un archivo .doc, el sistema lo abrirá con una de ellas, normalmente la que se haya instalado en último lugar. Esto lo podemos configurar en el momento de la instalación de las aplicaciones y de forma particular en el sistema operativo. En el caso de Windows 8 o 10 podemos buscar Aplicaciones predeterminadas para legar a este apartado.

Otra forma que tenemos de abrir un archivo con una aplicación no predeterminada es hacer clic derecho sobre el archivo y dirigirnos a la opción Abrir con.

Mover archivos

Movemos un archivo cuando queremos cambiarlo de ubicación. Por ejemplo, cambiarlo de la carpeta “documentos de texto” a la carpeta “hojas de cálculo”. Para ello en realidad debemos realizar dos operaciones. Primero cortar (Ctrl+X) y luego pegar (Ctrl+V). Para cortar debemos seleccionar primero los archivos que deseamos mover. Puede ser uno o varios. Para pegar debemos situarnos en el destino primero. También podemos mover archivos de forma visual, arrastrando y soltando con el ratón.

Copiar archivos

Copiar archivos consiste en hacer copias casi idénticas de archivos. No son idénticas por que pueden variar parámetros como la fecha de creación o el título, ero en cuanto al contenido, serán idénticos. El procedimiento es exactamente igual al anterior salvo que en lugar de cortar, vamos a utilizar la función copiar (Ctrl+C).

Comprimir archivos: mediante la operación de compresión de archivos obtenemos dos beneficios principales. Se reduce el tamaño de los archivos y podemos generar un solo archivos a partir de muchos de ellos. Además, según la aplicación que utilicemos para ello, podremos por ejemplo protegerlo con contraseña o partirlo en volúmenes de un determinado tamaño. La operación contraria la compresión es la descompresión y normalmente es necesario o recomendable descomprimir los archivos antes de trabajar con ellos.

Existen diversos formatos y aplicaciones de compresión. Por ejemplo, Windows de forma nativa tiene la capacidad de visualizar, comprimir y descomprimir archivos en formato zip. Pero se han desarrollado otros métodos de compresión más eficientes como tar, rar o 7zip y para utilizarlos es necesario utilizar otras aplicaciones. Las más conocidas para Windows son las que dan nombre a dos de los formatos mencionados. WinRar y 7Zip.

Eliminar archivos

Con la eliminación llevamos los archivos o carpetas a la papelera de reciclaje. Una vez allí podemos recuperarlos en caso de necesidad. Para eliminar podemos presionar la tecla Supr con los elementos seleccionados.

Restaurar archivos

La opción de recuperar archivos eliminados previamente. La mayoría de los sistemas de archivos o de gestión documental, aunque sean en la nube, tienen herramientas de recuperación que, aunque no se llamen igual, tienen la misma función.

Selección de archivos

Como hemos visto, podemos realizar muchas de las operaciones antes mencionadas sobre más de un archivo a la vez. Para hacer esto debemos seleccionarlos primero.

Para seleccionar varios archivos existen varias técnicas:

  • Arrastrar con el ratón.
  • Hacer clic sobre varios elementos sucesivamente con la tecla Ctrl presionada.
  • Hacer clic sobre un elemento y manteniendo pulsada la tecla de mayúsculas, Shift, hacer clic sobre otro elemento, más adelante en la lista.
  • También con la tecla Shift Pulsada, Vamos desplazándonos con los cursores del teclado o con las teclas inicio, fin, Re pág o Av Pág.

Copias de seguridad

Es importante hacer copias de seguridad periódicas de la información para evitar la pérdida de datos. Las copias de seguridad las podemos hacer de muchas formas. A continuación, se describen algunas:

En otros discos internos

Un sistema cómodo y eficaz de mantener una buena organización en el equipo y evitar la pérdida e datos en caso de problemas por ejemplo con el sistema operativo es el uso de discos duros adicionales en el mismo equipo.

Hay aplicaciones que nos permiten crear discos duros virtuales o lógicos en nuestro discos físicos o discos duros. Esto hará entender al sistema operativo que tenemos más de un disco cuando en realidad sólo hay uno. Un ejemplo: Macrorit Disk Partition Expert Free

En discos externos

Pueden ser discos duros externos, CDs, DVDs, Pendrives, etc.

En servicios de almacenamiento en la nube

En la actualidad hay gran cantidad de aplicaciones o servicios web que nos permiten sincronizar nuestros ficheros entre los diversos dispositivos que utilizamos, siendo así muy fácil disponer de varias copias de manera automática. Además, estos sistemas tienen sus propios sistemas de copias de seguridad, de forma que es muy poco probable que pierdas la información almacenada en ellos. Ejemplos son: MS One Drive, Google Drive, Dropbox o Mega.

En servidores web

Si disponemos de un servidor web o un servicio de hosting esta puede ser una opción. Lo suelen hacer las empresas medianas o grandes, aunque los gestores documentales han suplantado esta vía por ser compleja de mantener, ya que hay muchos casos en que es fácil que surjan incongruencias cuando más de un usuario accede al mismo documento a la vez.

Sería genial leer tus experiencias y consejos sobre esto. Comenta y suscríbete a los comentarios para mantenerse al día en la conversación.

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