Aquí puedes ver un vídeo en el que explico cómo podemos fácilmente usar un archivo de datos de Outlook en el equipo local para alojar los emails antiguos y así liberar espacio en la cuota de almacenamiento del servidor.
Contenidos del vídeo:
- 00:10 – [ Backup y liberación de espacio]
- Se explica cómo trabajar con archivos de datos para hacer copias de seguridad y liberar espacio en el servidor del correo electrónico corporativo mediante la creación de un contenedor local.
- 00:55 – [ Almacenamiento en la nube ]
- Se va a alojar el archivo de datos en la nube utilizando Microsoft Onedrive y se creará una carpeta llamada backup correo Outlook para guardar los archivos de datos, siguiendo los pasos en la pestaña archivos de datos en Outlook.
- 03:01 – [ Sincronización y eliminación de correos ]
- Eliminando correos antiguos del servidor y moviéndolos a la carpeta de enviados, mientras se sincroniza la información con la nube.
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Índice de contenidos del artículo
Principales causas por las que dejan de entrar correos electrónicos en la cuenta de la empresa
Existen varias razones por las cuales los correos electrónicos pueden dejar de llegar a una cuenta de correo de una empresa. Aquí te explico algunas de las principales causas:
- Error en la dirección de correo electrónico: Si alguien envía un correo electrónico a una dirección incorrecta o con errores tipográficos, es posible que nunca llegue a la cuenta de la empresa. Es importante verificar que se esté utilizando la dirección de correo electrónico correcta. Aunque parezca simple, es la causa de muchos emails perdidos.
- Filtro de spam: Los correos electrónicos pueden ser marcados como spam por los filtros automáticos de los proveedores de correo electrónico. Si el sistema detecta que un correo es sospechoso o tiene características comunes de correo no deseado, puede enviarlo directamente a la carpeta de spam. Es importante revisar la carpeta de spam de vez en cuando para asegurarse de que no se estén perdiendo correos importantes.
- Configuración incorrecta del servidor de correo: Si la configuración del servidor de correo de la empresa no es correcta, puede haber problemas para recibir correos electrónicos. Esto puede incluir errores en la configuración de los registros DNS, problemas con el servidor de correo saliente o entrante, o problemas con los puertos de conexión. Es recomendable verificar la configuración del servidor de correo y solucionar cualquier problema encontrado.
- Límite de almacenamiento: Si la cuenta de correo de la empresa llega a su límite de almacenamiento, es posible que los nuevos correos electrónicos no puedan ser entregados. En ese caso, es necesario liberar espacio eliminando correos antiguos o aumentando la capacidad de almacenamiento. Normalmente los proveedores de hosting nos ponen límites de por ejemplo 1Gb en el correo electrónico y es fácil que se llene si hacemos un uso intensivo.
- Bloqueo por parte del proveedor de correo electrónico: En ocasiones, el proveedor de correo electrónico puede bloquear la entrega de correos electrónicos si detecta actividad sospechosa o si la dirección de correo de la empresa ha sido incluida en listas negras debido a un posible abuso o spam. En este caso, es necesario contactar al proveedor para resolver el problema.
Preguntas y respuestas
¿Cómo se puede liberar espacio en el servidor de correo electrónico de la empresa?
Al crear un contenedor local para alojar los correos electrónicos y trasladar los correos electrónicos a la nueva ubicación.
¿Cómo se pueden guardar los archivos de datos en la nube?
Utilizando Microsoft Onedrive como herramienta de almacenamiento en la nube.
¿Cómo se puede configurar Outlook para agregar una nueva ubicación de archivo de datos?
Ir a Archivo > Configuración de la cuenta > Opciones de la cuenta > pestaña Archivos de datos y crear una nueva ubicación.
¿Cómo se pueden mover los correos electrónicos a la nueva ubicación?
Seleccionar los correos electrónicos y arrastrarlos hacia la nueva ubicación.
¿Cómo sincronizar la bandeja de entrada en la nube con la información eliminada del servidor?
Outlook se encarga automáticamente de sincronizar la bandeja de entrada en la nube con la información eliminada del servidor.
Puntos clave
La creación de un contenedor local para alojar los correos electrónicos es un método eficaz para liberar espacio en el servidor.
Outlook se encarga automáticamente de sincronizar la bandeja de entrada en la nube con la información eliminada del servidor.
La configuración de Outlook para agregar una nueva ubicación de archivo de datos es simple y fácil de seguir.
Microsoft Onedrive es una herramienta útil para hacer copias de seguridad de archivos de datos en la nube.
La transferencia de correos electrónicos a la nueva ubicación es una tarea fácil y rápida.
