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Hemos indicado en numerosas ocasiones que cuando trabajamos con documentos es necesario conocer bien dónde y cómo estamos almacenando el archivo para poder ubicarlo en el futuro. Ya hemos aprendido cómo gestionamos archivos y carpetas en el sistema operativo. Vamos a ver ahora cómo lo hacemos desde las aplicaciones.
Para abrir un archivo nos dirigimos al menú Archivo y a continuación a la opción Abrir. Una vez allí deberemos acceder a la ubicación donde se encuentra el documento con el que vamos a trabajar dentro del sistema de archivos.
La extensión de archivo para tipos de archivo generado por Excel es .xlsx y .xls para las versiones antiguas. Desde Cualquier versión moderna, podemos abrir un archivo antiguo. Por el contrario, si desde una aplicación antigua intentamos abrir una versión moderna necesitaremos de una extensión que nos permita hacerlo.
Cada aplicación utiliza su propia extensión o formato. Libre Office utiliza la extensión .ods y Google Docs un formato propio al cual podemos convertir cualquier documento que subamos.
Como Excel es sin duda la herramienta más consolidada en el mercado es la referencia, con lo cual, desde cualquiera de las otras aplicaciones vamos a poder abrir y guardar en el formato de Excel además del suyo propio. No ocurre lo mismo a la inversa. Desde Las aplicaciones de Microsoft no podemos abrir las de otras aplicaciones.
Uno de los inconvenientes de trabajar con documentos de diversas aplicaciones y proveedores que en ocasiones los documentos no se visualizan exactamente igual. A veces ocurre incluso desde diferentes versiones de la misma aplicación.
Cuanto más complejo sea un documento en cuando a elementos de diseño, más difícil es que se muestre de forma correcta en aplicaciones distintas.
Localiza un documento, trata de abrirlo y convertirlo a las versiones de otras aplicaciones y comprueba si se visualiza correctamente.
El guardado de documentos es el proceso contrario a la apertura. Para que un archivo exista, debe ser previamente guardado mediante una aplicación. Existen dos formas de guardar, conocidas como Guardar y Guardar como.
La primera vez que guardamos un documento utilizamos siempre la función de guardar como, aunque seleccionemos en el menú la opción Guardar.
Esto es porque al guardar como debemos escoger el nombre del archivo, la ubicación y el formato o tipo. Una vez que lo guardamos por vez primera y el archivo ya existe en alguno de nuestros sistemas de almacenamiento.
Basta con guardar cada vez que hagamos cambios y las novedades que hayamos incluido en la nueva versión de almacenarán, sustituyendo la anterior.
Si por el contrario queremos crear un duplicado, debemos volver a seleccionar la opción Guardar como y especificar una nueva ruta o nombre de archivo, ya que no pueden existir dos elementos con el mismo nombre en la misma carpeta de destino.
En aplicaciones ofimáticas en la nube, el guardado es automático, pudiendo también acceder al histórico de acciones y volver a cualquier estado anterior.
Veamos el cuadro de diálogo de la opción Guardar como en Libre Office:
Guardar en Libre Office
En la parte superior vemos el explorador de archivos que nos permite especificar la ubicación dentro del sistema de carpetas de Windows. En este caso, el destino seleccionado es la carpeta Documentos.
A continuación, aparece el cuadro del nombre. Ahí vemos que en este caso el nombre del archivo será Sin Título 1.ods. Podemos cambiarlo, incluso eliminando la extensión, ya que el sistema se encargará de agregarla con el selector a continuación.
En el selector de tipo podemos escoger entre los diversos formatos compatibles con este programa. Se encuentra desplegado en la captura y podemos ver cómo se pueden escoger no sólo los de Libreo Office, sino también los de Microsoft y otros estándares para web por ejemplo
