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Onboarding con Trello para aumentar la productividad en equipos de trabajo

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En muchas ocasiones me he visto en la situación de tener que trabajar con diversas personas en remoto en relación a un proyecto o cunjunto de tareas.

Cuando la cosa se complica y se empiezan a cruzar las responsabilidaddes y temas a tratar, mantenerlo con documentos puede llegar a ser un trastorno. Diferentes versiones, no sabes quién ha hecho o dicho qué, etc.

Afortunadamente tenemos a nuestra disposición la estupenda herramienta Trello, herramienta colaborativa basada en Kanban que en su versión gratuita nos sirve a las mil maravillas para mantener a ralla esta clase de situaciones.

Veamos un vídeo explicativo y a continuación unos puntos clave en cuanto al uso colaborativo.

Componentes de Trello

Trello consta de:

  • Tableros: Cada uno simboliza un proyecto o área de trabajo. Por ejemplo, en una empresa podemos tener uno general, otro para dto. comercial, otro para desarrollo y otro para proyectos específicos...
  • Listas: Son las columnas que aparecen y representan estados. Por ejemplo, pendiente, en marcha, para revisar, bloqueado o terminado.
  • Tarjetas: Cada tarjeta es una tarea o conjunto de tareas, asignada a un tablero y que se encuentra en un estado determinado (columna). Las personas que están asignadas a una tarea son las responsables de su correcta finalización.

Recomendaciones de creación de tareas (Tarjetas) en Trello

  • Asigna al menos un responsable y si tú no eres uno de ellos ponla en seguimiento. Los responsables y seguidores reciben notificaciones.
  • Ponle al menos una etiqueta. Las etiquetas permiten filtrar. Miras las etiquetas que existen en ese tablero y escoge las que mejor se adapten.
  • Ponle fecha de fin. No pasa nada si luego se vence, la vuelves a reasignar.
  • Agrega una descripción que sea descriptiva. Piensa que el compañero que la recibe no tiene en la cabeza lo que tienes tú ahora mismo. Escríbela como si fuera para tu yo de dentro de 1 año.
  • Puedes incrustar imágenes y documentos.

Recomendaciones de uso de tareas (Tarjetas) Trello

  • Siempre que trabajes en una tarea comenta en ella cualquier actualización sobre la misma, aunque hayas hablado sobre eso ya con el compañero. Es la única forma de poder hacer luego la traza de un problema.
  • Cuando termines de trabajar en esa tarea, actualiza su estado (columna) si es pertinente.

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