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Es un requisito indispensable que los documentos tengan una presentación adecuada para que sean adecuados en cualquier situación (desde la más informal a la que requiere de mayor seriedad). Además, aunque a veces no se tiene en cuenta este aspecto y la forma de presentar los escritos responde a criterios más personales, para la legibilidad supone un punto muy a favor.
Una de las reglas más tenidas en cuenta a la hora de realizar los documentos es el formato APA. Sus requisitos son los siguientes:
Este es el tamaño estándar del folio, cuyas medidas son de 21,59 cm X 27,94 cm.
Es la medida idónea para los márgenes, que, traducida a centímetros, es de 2,54. Además, para la sangría, habrá que dejar cinco espacios al comienzo de la primera línea de cada párrafo.
La Times New Roman con cuerpo 12 es la fuente ideal para la realización de textos, que tendrán que ir alineados a la izquierda y con un interlineado doble.
Es el lugar en el que debe situarse el número indicador de la página. La numeración, además, comenzará desde la portada o título del documento. Por otro lado, la numeración romana se situará en la página que incluya la información sobre el copyright, y hasta la introducción. El resto del contenido estará numerado con números arábigos.
El Formato APA tiene comprendidas una serie de palabras cuya abreviación está permitida a la hora de redactar los textos. Estas son: capítulo (cap.), edición (ed.), edición revisada (ed. rev.), editor o editores (ed.), número (núm.), página (p.) y páginas (pp.), parte (pt.), sin fecha (s. f.), suplemento (supl.), traductor o traductores (trad.), volumen (vol.).
En el primer apartado se ha hecho mención a la corrección de los textos escritos. Ahora bien, es importante saber que existe una serie de herramientas de gran utilidad. Generalmente, cada procesador de textos añade ciertos elementos que le diferencian de los demás, pero, al fin y al cabo, suelen ser pequeños cambios, por lo que, cuando se adquiere un buen nivel de uso de los correctores en un procesador de textos, los conocimientos serán extrapolables a cualquier otro sin necesidad de recurrir a un profesor de ofimática.
Algunas herramientas interesantes que aparecen en Word:
Todas las aplicaciones de Office incluyen la posibilidad de revisión de ortografía. Es una herramienta muy utilizada por los usuarios de Word. Contiene algunas funciones más complejas, pero casi cualquier usuario ha sacado provecho de esas líneas rojas de subrayado que aparecen de forma automática bajo las palabras que el diccionario de Word no reconoce.
Comentarios
Imprescindible para usuarios que precisan la corrección de los documentos por parte de otra persona. También puede ser útil para el apunte de ideas (sobre todo si se está escribiendo en inglés) a partir de lo redactado.
Herramienta útil para los equipos que son utilizados por varias personas. Es posible bloquear los cambios de un documento mediante contraseña u otros medios para que nadie más pueda modificar el documento.
Imagen: www.pixabay.com por ©mcmurryjulie