Fórmulas en hojas de cálculo como Excel

En este apartado vamos a entrar en detalle en el trabajo con dos datos y la información en las hojas de cálculo y para ello primero debemos tener claras algunas operaciones básicas.

Hasta ahora hemos visto cómo llamamos a las celdas que componen una hoja de cálculo y cómo las seleccionamos de diversas formas. Ahora vamos a comenzar por cómo utilizar fórmulas y en consecuencia, la instrucción de básica de datos en la hoja de cálculo.

Introducción de datos y movimiento por las celdas

Lo primero que debemos saber es cómo navegar por las celdas. Para movernos por las celdas podemos usar los cursores del teclado. Con esto conseguimos que la celda seleccionada pase a ser la celda contigua en la dirección de la flecha del cursor utilizada.

Adicionalmente podemos usar Tab, para seleccionar la celda de la derecha, Shift+Tab para ir a la de la izquierda, Intro, para ir a la de abajo o Shift+Intro para ir a la de arriba. Inicio para ir a la celda de la columna A en la fila que nos hallemos.

Hemos de tener en cuenta que cuando escribamos, se va editar automáticamente la celda seleccionada y que la información que introduzcamos va a sobre escribir cualquier otra que hubiera en esa celda previamente. Con lo cual es importante saber qué celda tenemos seleccionada antes de proceder.

Por tanto, para escribir en una celda vacía o para sobre escribir una celda con un valor que ya no necesitamos, debemos simplemente seleccionar y escribir. Sin embargo, si deseamos editar el valor de una celda, es decir, cambiar algo sin eliminar lo que tenía previamente, tenemos que activar el modo edición.

Para ello, o bien hacemos doble clic sobre la celda, o bien la seleccionamos y pulsamos F2 o bien la seleccionamos y hacemos clic en la barra de fórmulas. Con cualquiera de esos métodos entramos en el modo edición y a partir de ese momento y hasta que terminemos la edición sobre la celda, los cursores nos servirán para movernos entre los caracteres dentro de la celda.

Auto rellenar o autocompletar celdas

Una función muy útil de las hojas de cálculo es la habilidad de copiar o autoincrementar contenido en varias celdas a la vez. Esto se llama auto rellenar.

Cómo auto rellenar celdas

Cómo auto rellenar celdas

Cómo auto rellenar celdas:

  1. Primero debemos asignar un valor a una celda. A continuación, nos dirigimos con el ratón a la esquina inferir derecha de esa misma celda hasta que el puntero se convierta en una cruz.
  2. Entonces, podemos auto rellenar los valores haciendo clic y arrastrando hacia un lado, hacia abajo o hacia arriba o en forma de rango.
  3. Una vez hecho esto veremos que se replica la información que teníamos.
  4. Si la información no se copia, sino que se auto incrementa o se prosigue una serie, es que la hoja de cálculo ha detectado un patrón y se ocupa de darle continuidad.
  5. Para controlar el resultado de la operación de auto relleno, podemos hacer clic en el icono que aparece al lado una vez finalizada la operación. En el caso de Excel, aparecen las opciones, copiar celdas, serie de relleno, rellenar formato sólo o rellenar sin formato.

Ejercicio: Agrega el valor “Enero” sobre la celda A1 de un documento de hoja de cálculo y presiona intro. Luego auto rellena hacia la derecha 11 celdas más allá. ¿Qué ocurre?Selecciona la opción serie de relleno si en lugar de eso, por defecto te copia el texto.

Esta funcionalidad es extremadamente útil como veremos cuando avancemos en el temario y veamos el uso de fórmulas y funciones.

Agregar o eliminar filas o columnas en Excel y otras hojas de cálculo

En cualquier momento podemos agregar nuevas filas y columnas entre filas y columnas ya existentes o eliminarlas.

Para realizar esto, una opción común en todas las aplicaciones de hoja de cálculo es seleccionar una fila o columna y hacer clic derecho sobre la cabecera.

En ese momento nos aparecerán opciones de insertar y eliminar. En el caso de Google, podemos además especificar si es encima, debajo, a la derecha o a la izquierda. En el caso de Open Office o MS Office, también disponemos de botones específicos para estas operaciones, comunes en las hojas de cálculo.

En Libre Office en la barra de herramientas estándar:

Agregar o eliminar filas en Libre Office Calc

Agregar o eliminar filas en Libre Office Calc

En MS Office en la pestaña Inicio:

Agregar o eliminar filas en Ms Office Excel

Agregar o eliminar filas en Ms Office Excel

Ejercicio: elimina la fila del mes de agosto en el ejercicio anterior.

Ocultar filas o columnas en Excel y otras hojas de cálculo

En ocasiones es útil poder ocultar datos para que no se muestren pero que sí que es necesario que existan porque puede que los requiramos para algún cálculo.

Para ello podemos ocultar y en caso necesario volver a mostrar.

Para ocultar filas o columnas, selecciónalas y haz clic derecho en la cabecera. Verás la opción ocultar.

Para mostrar filas o columnas, selecciona la columna o fila adyacente y haz clic derecho en la cabecera. Verás la opción mostrar.

Si no recordamos las filas o columnas que hay ocultas o bien simplemente queremos repasar, podemos abrir el inspector de documentos, que en el caso de MS Office encontraremos en el apartado Archivo à Información.

Ajuste de texto en filas y columnas

Podemos ajustar el ancho de las columnas y el alto de las filas para poder visualizar la información tal como nos interese.

Para ello movemos el ratón hacia la intersección con la fila o clumna siguiente y en la línea divisoria el puntero debe cambiar a un icono con flechas hacia lados opuestos. Ese momento arrastramos hasta el tamaño deseado.

Si hacemos doble clic en el mismo icono, el sistema autoajustará el ancho o el alto hasta mostrar justamente el contenido de la celda que más ocupe.

Ejercicio: En la hoja en la que estamos trabajando los meses del año, inserta una nueva columna delante de la celda A1 y desde la celda A2 hacia abajo comienza a escribir os siguientes valore en columnas: Gastos, Beneficios, Ingresos.

A continuación, autoajusta la columna A. el resultado debe ser el siguiente:

Ajuste de texto a celdas

Ajuste de texto a celdas

Otra forma de realizar esto es mediante las opciones de ancho de columna y alto de fila que encontraremos en el menú contextual si hacemos clic derecho sobre la cabecera de una fila o columna en cualquiera de las aplicaciones de hoja de cálculo. Con este método podemos ajustarlo de forma numérica.

Uso de fórmulas en hojas de cálculo

Para usar una fórmula en una hoja de cálculo comenzamos escribiendo el signo igual (=) seguido del cálculo que deseemos obtener como resultado. Podemos usar operadores aritméticos (+, -, /, *), paréntesis y demás simbología matemática para realizarlos.

Nada más terminar la edición sobre la celda, aparecerá el resultado de la operación en lugar de la operación en sí misma.

Ejercicio: Un ejemplo de operación sería expresar =10*10. Esto mostrará como resultado un 100, el resultado de multiplicar 10 por 10. Veamos cómo las aplicaciones de hoja de cálculo interpretan de forma adecuada una fórmula cuando va precedida del signo =.

ejercicio de fórmulas en hojas de cálculo

Como se puede observar en la imagen anterior, en la celda A1 se ha escrito la expresión sin el signo =, y en consecuencia el programa lo interpreta como texto y no muestra el resultado.

Por el contrario, en la celda B1, podemos ver el resultado y además, al estar esta seleccionada, podemos ver la fórmula que se ha utilizado en la barra de fórmulas.

Anteriormente también aprendíamos cómo llamar o referenciar a las celdas. Pues también podemos utilizar celdas dentro de fórmulas y de este modo recoger el valor de una celda para obtener el resultado de un cálculo que dependa de esta.

De ese modo, el resultado variará cada vez que se actualice el valor de la celda referenciada. Veamos un ejemplo:

Fórmulas en hojas de cálculo 01

Fórmulas en hojas de cálculo 01

En la imagen anterior se puede observar cómo en la columna A se han asignado ciertos valores y en las columnas C y D se han aplicado las operaciones aritméticas, suma y resta respectivamente. Vemos seleccionada la celda C2 con la fórmula =A2+A3. Con esto, la celda está cogiendo en valor 10 de la celda A2 y sumándolo al valor 20 de la celda A3.

En la celda D2 se encuentran las mismas referencias, pero con la operación -.

A continuación, si editamos las celdas A2 y A3, veremos cómo se actualizan los resultados de las celdas D2 y D2.

Referencias absolutas

Tal como hemos referenciado las celdas en el ejemplo anterior, se consideraría referencia relativa, ya que su valor puede cambiar si movemos, copiamos o auto rellenamos los contenidos.

Para evitar que esto ocurra contamos con las referencias absolutas, que se expresan agregando el símbolo del dólar ($) delante de si lo que deseamos inmovilizar la fila o la columna de una celda. Mejor verlo con un ejemplo:

Referencias absolutas en Libre Office Calc

Referencias absolutas en Libre Office Calc

En la imagen anterior se han creado productos con sus precios en a columna B y un descuento en la celda D2. En la columna C se está realizando el cálculo para conocer el precio rebajado, que atiende a la fórmula:

=precio_producto- precio_producto* descuento

Siendo la fórmula de la celda C2 la siguiente:

=B2-B2*D2

Esta fórmula se ha auto rellenado hacia abajo para generar automáticamente la fórmula inferior C3, en la que, como la aplicación de hoja de cálculo detecta una serie, autoincrementa los valores por nosotros y genera la fórmula:

=B3-B3*D3

Pero esta fórmula no es correcta, ya que el valor del descuento no varía, sino que permanece siempre en la misma celda, la celda D2. Para evitar que se autoincremente con la operación de auto relleno debemos usar una referencia absoluta sobre el número de fila de la celda D2, quedando D$2.

Tras incluir el símbolo del dólar en la posición adecuada en la fórmula de la celda C2 y auto rellenar hacia abajo, la fórmula resultante en la C3 sería la siguiente:

=B3-B3*D$2

Y dará como resultado un 40.

Referencias absolutas en Libre Office Calc 02

Referencias absolutas en Libre Office Calc 02

Formato de celda

En cualquiera de los programas de hojas de cálculo clásicos podemos acceder a las opciones de Formato de celda, en el menú contextual, al hacer clic derecho sobre una o varias celdas seleccionadas.

Además, en el caso de MS Office lo encontramos en la pestaña Inicio, área Número dentro de la cinta. En el caso de aplicaciones clásicas y en Google, en el menú Formato.

Una vez allí, disponemos de numerosas opciones que normalmente se muestran en pestañas (también accesibles desde los accesos rápidos en barras de herramientas o cinta). Veamos las más importantes:

Formato de celda

Formato de celda

Aplicar formato a los números de la hoja de cálculo

En este apartado, como se muestra en la imagen anterior, podemos escoger el tipo de dato para la celda. Esta funcionalidad es esencial y recurriremos a ella en muchas ocasiones, ya que podemos especificar cómo mostrar fechas, moneda, textos, números, etc.

En el caso de la moneda indicaremos el símbolo deseado, la posición del mismo, (por ejemplo, la libra esterlina, se muestra con el símbolo delante del número), las posiciones decimales o si cuando es negativo aparece en rojo.

En el caso de la fecha podemos indicar si se muestra el mes escrito con número o si se muestra primero el día y luego el mes y viceversa. Las opciones para números son las que podemos ver en la imagen y podemos indicar número de cifras decimales, separador de miles, números rojos, etc.

Ejemplo de formato de números con moneda y porcentaje

Ejemplo de formato de números con moneda y porcentaje.

Siguiendo el ejemplo anterior de los productos, se han establecido formatos de moneda sin decimales para las celdas B2:C3 y porcentaje sin decimales para la D2.

Aplicar formatos de Fuente a las celdas de la hoja de cálculo

En este apartado configuramos el tipo de letra, estilo y tamaño. Según la aplicación también efectos adicionales y color. En el caso de LO, esto está en pestañas separadas y el caso de MS en la misma.

En el caso de Google, lo tenemos de forma mucho más simple en el menú formato. En las demás también disponemos de una zona para previsualizar cómo van a quedar los cambios.

Formato de fuente multicelda

Formato de fuente multicelda

Observa cómo se han seleccionado las celdas sobre las que se ha aplicado el efecto de letra negrita para aplicarlo a todas de una sola vez.

Alineación de texto en celdas

En este apartado no sólo podemos especificar la alineación horizontal que solemos aplicar en cualquier texto, también vamos a poder especificar la ubicación del texto en la vertical, pensado para cuando trabajamos con líneas más altas de lo normal.

Además, podemos aplicar una inclinación expresada en grados hasta llegar a poner el texto completamente vertical.

Otra configuración importante a tener en cuenta y que nos sacará de más de un apuro es la del ajuste de texto o combinar celdas, que nos va a permitir distribuir los contenidos a lo largo de una o varias celdas, especialmente útil para ajustar los textos acorde a los datos que tenemos.

Alineación del texto en celdas

Alineación del texto en celdas

Observa los cambios en el ejercicio. Se ha agregado una nueva columna al principio y se ha movido el texto producto al conjunto de celdas A2 y A3 que previamente se han combinado.

Posteriormente se ha modificado el ángulo de inclinación de la palabra hasta los 90º y se ha ajustado el alto de las filas para que se viera la palabra completa. Luego se ha seleccionado el rango B2:E3 y se ha aplicado una alineación vertical centrada.

Uso de Bordes en hojas de cálculo

Aquí podemos especificar qué bordes mostrar y cómo queremos que se vean.

Como se puede ver en la imagen continuación, en la parte central escogemos el tipo de línea, grosor y color y en la parte izquierda indicaremos dónde se aplican los bordes con los estilos especificados en la parte central con respecto a la selección de celdas activa.

Podemos hacer clic en las casillas de la parte superior, donde dice Predeterminado. Como se puede observar, estos iconos aplicarán el borde sobre el contorno, el contorno y línea de separación horizontal, el contorno y todas las líneas interiores, etc.

También podemos aplicar los bordes de forma más visual enciendo clic sobre las diversas áreas del cuadro más grande que se ve debajo. Al principio puede que parezca un poco lioso, pero haciendo un par de pruebas quedará bastante claro.

Configuración de bordes en LO Calc

Configuración de bordes en LO Calc

En la parte derecha podemos ajustar espaciados del texto respecto a las líneas de los bordes.

Ejemplo de uso de bordes

Ejemplo de uso de bordes

En el ejemplo se ha seleccionado en esta ocasión el rango B2:E3 y se ha aplicado un borde negro liso de 1,25 puntos de grosor en todas las líneas centrales.

Uso de fondos de celda

  • Con esta opción podemos agregar en el fondo de las celdas seleccionadas colores de fondo, y en el caso de MS Office, también degradados, tramas, sombreados, muchos más colores. En el ejemplo que hacíamos con Libre Office se ha agregado un fondo gris claro sobre algunas de las celdas y a continuación se muestra en la vista de impresión, sin la cuadrícula alrededor:
Vista final del ejemplo con uso de fondos

Vista final del ejemplo con uso de fondos

Proteger celdas

La protección de celdas nos permite impedir su edición. En este apartado veremos que cualquier celda que escojamos aparece previamente protegida por defecto, sin embargo, podemos editar.

Esto es porque debemos proteger la hoja completa para que surta efecto. Cuando hagamos esto, lo que ocurrirá será que no se podrán editar las celdas, salvo aquellas en las que hayamos especificado concretamente que no estén protegidas.

Por este motivo es por el que también se suelen poner los datos que se muestran en gráficos en hojas separadas.