Con la configuración de página vamos a configurar el tipo de papel que vamos a utilizar para el documento, especialmente indicado si este se va a imprimir. Aquí también vamos a determinar los márgenes, encabezados y pie.

Para dirigirnos a allí, en el caso de MS Office buscamos a opción Configurar página. En Excel, en el apartado Diseño, en Word y en Libre Office en el apartado Formato.

Veamos las principales opciones de cada apartado:

Configurar página en Word

configuración de página en Word

Configurar página en Word

Aquí podemos especificar en primer lugar la orientación. Esta opción nos permite cambiar la orientación del papel. De esta forma, cuando lo imprimamos, la información saldrá con el folio apaisado (horizontal) o vertical. Lo normal es vertical, pero en ocasiones, y sobre todo con el uso de tablas, el contenido se va a adaptar mucho mejor en disposición horizontal.

Esta funcionalidad se puede aplicar a todo o parte del documento.

A continuación, aparece el ajuste de escala. Con esta funcionalidad podemos modificar la escala del documento, y hacer, por ejemplo, que lo que en la aplicación aparece simbolizado como una hoja, tras la impresión sean por ejemplo 2 o viceversa. De este modo podemos ahorrar papel o bien mostrar ciertos documentos a gran calidad si fuera necesario.

Otra opción importante es la selección del tipo de papel. Aunque normalmente utilizaremos A4, que es el folio tamaño estándar, en ocasiones puede que tengamos que recurrir a esta opción a la hora de imprimir otro tipo de documentos, como flyers, sobres o carteles. En el desplegable que se puede observar en la ilustración 10 podemos encontrar una gran cantidad de tamaños estándar de todos los países.

En el caso de esta captura también se puede ajustar aquí la calidad, aunque esta opción en otras aplicaciones la encontraremos en las opciones de impresión.

La calidad viene expresada en ppp, es decir, píxeles por pulgada. Quiere decir la densidad de puntitos que la impresora va a escribir por pulgada, que es una unidad espacial más grande que el centímetro. Cuanta más calidad, mejor será el resultado en a impresión, aunque hay que tener en cuenta a calidad máxima de la impresora, ya que la mayoría de las impresoras domésticas trabajan a un máximo de 300ppp. Esta opción es especialmente útil para diseñadores.

Márgenes

En este apartado especificamos los márgenes que vamos a utilizar en el documento.

márgenes en Word

Configurar márgenes en Word

La Ilustración 11 corresponde a la configuración predeterminada para Excel 2016 y la mostramos por ser más visual que en otras aplicaciones, aunque el efecto es el mismo. Simplemente ajustamos los márgenes laterales, superior e inferior para conseguir el acabado deseado en la impresión.

Es interesante considerar que, aunque en el caso de hojas de cálculo no es necesario, y prueba de ello es el ajuste que vemos en la captura anterior, el formato más común y que encontramos de forma predefinida en el caso de documentos de procesador de textos es de 2,5cm para márgenes superior e inferior y 3cm para los laterales.

Encabezado y pie de página en Word

El encabezado y pie de página son zonas reservadas para agregar contenidos dentro del área de los márgenes. Uno en la parte superior, encabezado y otro en la parte inferior de cada página. Pie de página.

Estas zonas reservadas tienen la peculiaridad de ser comunes para todo el documento y también se pueden agregar elementos en forma de serie o secciones para que de forma automática se actualice la información por ejemplo de números de página o del capítulo que estamos leyendo.

En los apartados destinados al encabezado y pie, dentro de la configuración de la página, generalmente sólo podemos cambiar el tamaño destinado a estas áreas, que puede diferir con los márgenes. Para agregar elementos en estas áreas utilizaremos otras funcionalidades más adelante.

Configuración de Hoja en Excel

En el caso de las hojas de cálculo, disponemos además de un último apartado en el que podemos indicar el orden en que se imprimirán los contenidos en función de su ubicación. Esto es más útil de lo que parece porque en las hojas de cálculo no controlamos a simple vista cuando nos pasamos del ancho de la hoja a menos que cambiemos de vista. De manera predeterminada está establecido que se imprimirá de arriba abajo y de izquierda a derecha, pero podemos indicar que primero sea de izquierda a derecha y luego comience a bajar.

Además, en la parte inferior podemos indicar si en la impresión aparecen o no otros tipos de contenido aparte de los datos. Siendo estos:

  • Encabezamiento de columnas y filas
  • La cuadrícula del fondo
  • Comentarios que hayan agregado los diversos usuarios
  • Imágenes y objetos
  • Gráfico y otros objetos de dibujo
  • Fórmulas
  • Valores nulos

En función de nuestras necesidades, estas funcionalidades pueden ser muy indicadas en muchos casos. Por ejemplo, si queremos explicar algo o hacer un manual en el que se indiquen las fórmulas con las que se han hecho las operaciones del documento.

Sería genial leer tus experiencias y consejos sobre esto. Comenta y suscríbete a los comentarios para mantenerse al día en la conversación.

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